業務効率は仕事の生産性を左右します。生産性を向上させることで、不要な残業をせずに済みますし、仕事の時間当たりの成果も上がります。

 

業務効率化にあたって、私は特に書類を探す時間を最小限に削ることを意識しています。

 

机の上に書類が山積みになっていて、「あの資料はどうなっている?」と聞かれても、すぐに参照できない状況になっていませんか。

 

仮に1日10分間、書類を探したとしたら、年間で2400分(=40時間)を書類を探していることになります。1日が8時間就労ならば、丸5日間は書類を探していることになります。(この数字は看過できないですよね。)

 

※1日20分なら、丸10日となります。

 

書類を探す時間を最短にする方法として私は以下の3つを行っています。

 

①書類は必ず立てる。書類を寝かせると紙が積み重なり、下の書類が見えなくなってしまうので、必ずラックか何かを使用して、書類を立てるようにする。

 

②インデックスやフォルダを作り、一目見て何の書類がどこにあるかを分かるようにしておく。

 

③ホチキスや蛍光ペンなどは収納する場所を決め、「モノの位置の地図」を作成して、いつでもそこから取り出せるようにする。

 

以上が私の行っていることです。

 

整理整頓は仕事の一部です。書類がきれいに収納されているだけで、モノの位置が特定されているだけで、生産性が大きく向上します。

 

私は上記の方法で探すという行為を極力減らすことに成功しました。パンパン書類を取り出せると気持ちがいいものです。仕事が効率よく進んでいる感じがします。(笑)

 

小さな仕組みを作るだけで、およそ年間40時間の業務改善となりますので、良いと思っていただけましたら是非お試しください。